AGP Medical: Automatizace objednávek a ceníků
Postavili jsme automatizační workflow, který přijme e-mail s PDF nebo Excelem, vytáhne z něj objednávku pomocí AI, dohledá zákazníka a jeho ceník, vyfakturuje a nahraje XML do Money S3 přes FTP. Plně automaticky, včetně upomínek po splatnosti.
Objednávky chodí emailem, ceníky se liší u každého zákazníka
AGP Medical dostává objednávky v PDF, Excelu i prostém textu. Každý zákazník má vyjednané vlastní ceny a měny. Vše se přepisovalo ručně do Money S3 a hlídání pohledávek bylo na lidech.
Ruční přepisování emailů
PDF přílohy, Excely a textové objednávky bylo nutné přečíst, zkontrolovat a ručně zadat položku po položce do systému.
Individuální ceny zákazníků
Každý zákazník má vlastní cenu, DPH a často i měnu (EUR vs CZK). Při ručním zadávání snadno vznikne chyba.
Dvojí zadávání do Money S3
Hotová objednávka se musela ještě jednou ručně přepsat do účetnictví — duplicitní práce a riziko nesouladu.
Pohledávky bez hlídání
Faktury po splatnosti se hlídaly ručně, upomínky se posílaly nepravidelně. Některé pohledávky se ztratily v čase.
Automatizační workflow s AI parserem a napojením na Money S3
Postavili jsme automatizaci, kde email přijde, AI z něj vytáhne objednávku, ceník se aplikuje podle zákazníka, faktura se vystaví a XML automaticky doletí do Money S3. Lidská ruka jen kontroluje.
Příjem objednávky e-mailem
Endpoint přijme přílohu nebo text. Parser detekuje formát: PDF jde do Claude API jako document block, Excel se konvertuje do JSON, email se parsuje přímo. Claude pomocí toolu vytahuje strukturovaná data — jméno zákazníka, AGP kód, číslo objednávky, položky včetně cen a DPH.
Automatický matching zákazníka
Třístupňové dohledání zákazníka v databázi: nejprve přesný orderPrefix, pak shoda na jméno, nakonec fuzzy token match s 50% prahem. Výsledkem je draft objednávka s napárovaným zákazníkem připravená ke kontrole.
Ceník — master + per-customer
Master ceník drží kód, popis, prodejní/nákupní cenu, DPH, měnu a VZP kód. Per-customer overrides přepisují cenu, DPH nebo měnu pro konkrétního zákazníka — řeší i mix měn (EUR override × CZK master). Hromadný import přes skript, správa přes API.
Autofill formuláře objednávky
Ve formuláři objednávky se po zadání kódu produktu debounced volá ceník s customerId a doplní cenu, popis i DPH. Při změně zákazníka se autofill přepočítá — protože override se může lišit. Operátor jen schvaluje.
Export do Money S3 přes FTP
MoneyS3BridgeService vygeneruje XML (objednávka/faktura, sumarizace DPH, dodavatel/příjemce) a uloží do sync logu. FTP upload service nahraje soubor na sledovanou složku Money S3 Automatic, který XML naimportuje do účetnictví. FTP heslo je v DB šifrované.
Týdenní upomínky pohledávek
Cron běží každý pátek v 8:00 (autentizace přes x-cron-secret). Najde faktury ve stavu sent po splatnosti, seskupí je po zákazníkovi a organizaci a rozešle HTML upomínku se seznamem dlužných faktur. Plně automaticky, bez nutnosti zásahu.
Od emailu po zaúčtovanou fakturu — bez zásahu
Klíčové technologie
AI-based parser zvládne i nestrukturované PDF. Ceny respektují individuální dohody. Integrace s Money S3 je jednosměrná přes XML přes FTP — bez závislosti na cizím API.
Méně přepisování, méně chyb, žádné zapomenuté pohledávky
Claude vytáhne strukturu i z nestandardních objednávek
Cena, DPH a měna se doplní podle zákazníka
Money S3 Automatic naimportuje bez člověka
Každý pátek odejde HTML email se seznamem dlužných faktur